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1241.0 – Adjoints administratifs/adjointes administratives
Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels.
Profil
Titres d'exemple Aide
- Adjoint administratif/adjointe administrative
- Adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
- Secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
- Secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
- Secrétaire particulier/secrétaire particulière
- Secrétaire technique
Caractéristiques principales Aide
- Habileté générale à apprendre pour établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information et pour déterminer et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau; effectuer, si nécessaire, des recherches
- Aptitude verbale pour préparer la correspondance et réviser et relire des rapports, des publications et autres documents connexes
- Perception des formes et Perception des écritures pour lire des notes sténographiques, consigner et préparer les procès-verbaux des réunions et tenir compte des détails en préparant les itinéraires des voyages et en faisant des réservations.
- Coordination motrice et Dextérité digitale et Dextérité manuelle pour saisir à l’ordinateur la correspondance, les factures, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et autre matériel connexe à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites.
- Intérêt social pour parler avec les personnes afin d'établir et de confirmer les rendez-vous et les réunions des employeurs, accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite, conduire les visiteurs vers les employeurs ou les personnes appropriées, répondre aux questions posées au téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
- Intérêt objectif pour opérer des ordinateurs et d'autres équipements de bureau; former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait à l'exploitation de logiciels courants, d'équipement de traitement de texte et machines à écrire
- Intérêt directif pour rassembler des données afin de distribuer le courrier et d'autres documents, coordonner la circulation des renseignements à l'interne et la documentation qui circule vers les autres sections et les autres organismes; et pour commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire; superviser et former, s'il y a lieu, d'autres employés; organiser, s'il y a lieu, des conférences et, compiler, s'il y a lieu, des statistiques et autres renseignements
Aptitudes Aide
Les aptitudes sont cotées selon cinq niveaux, ceux-ci représentant la courbe de distribution normale du marché du travail.
- G
- Habileté générale à apprendre
- V
- Aptitude verbale
- N
- Aptitude numérique
- S
- Perception spatiale
- P
- Perception des formes
- Q
- Perception des écritures
- K
- Coordination motrice
- F
- Dextérité digitale
- M
- Dextérité manuelle
- Les 10% supérieurs de la population active
- Le tiers supérieur, à l'exclusion des 10 % les plus élevés
- Le tiers médian de la population active
- Le tiers inférieur, à l'exclusion des 10 % les plus bas
- Les 10% inférieurs de la population active
La capacité globale d'un individu d'apprendre les compétences nécessaires pour exécuter des tâches dépend de ses aptitudes spécifiques à acquérir des informations et à les transformer en action.
Habileté générale à apprendre G-3
Habileté à comprendre des instructions et à en saisir les principes fondamentaux. Habileté à raisonner et à rendre des décisions.
Aptitude verbale V-3
Habileté à comprendre le sens des mots et les idées qui y sont associées et à les utiliser à bon escient. Habileté à comprendre la langue, à saisir la relation des mots et le sens des phrases et des paragraphes. Habileté à donner des renseignements ou à exprimer des idées dune manière claire.
Aptitude numérique N-3
Habileté à faire rapidement des calculs exacts.
Perception spatiale S-4
Habileté à imaginer des formes géométriques et à représenter des volumes (formes à trois dimensions) à partir des dessins (représentations en deux dimensions). Habileté à saisir la relation fonctionnelle associée au mouvement des objets dans lespace. Cette aptitude peut permettre de lire des plans ou de résoudre des problèmes de géométrie. On la décrit fréquemment comme l'aptitude à « visualiser » des objets à deux ou trois dimensions.
Perception des formes P-3
Habileté à relever les détails pertinents dans les objets, les illustrations ou les représentations graphiques. Habileté à faire des comparaisons et des contrôles visuels et à déceler des différences légères au niveau de la forme et de lombrage des figures et de la longueur et la largeur des lignes.
Perception des écritures Q-2
Habileté à discerner les détails importants dans l'information présentée verbalement ou sous forme de tableaux; habileté à voir des différences sur les copies, à relire des mots et des chiffres et à éviter les erreurs de perception dans les calculs mathématiques.
Coordination motrice K-3
Habileté à coordonner la vue et le mouvement des mains et des doigts pour exécuter des mouvements rapides et précis.
Dextérité digitale F-3
Habileté à mouvoir les doigts rapidement et avec précision pour manipuler des petits objets.
Dextérité manuelle M-3
Habileté à mouvoir les mains avec adresse. Habileté à prendre, à placer, à tourner des objets et à faire des mouvements circulaires.
Intérêts Aide
Trois des cinq facteurs descriptifs, présentés en ordre de prédominance; la minuscule indique une représentation moindre.
- D
- Directif
- I
- Innovateur
- M
- Méthodique
- O
- Objectif
- S
- Social
Social S
Les personnes sociales aiment travailler avec les gens. Elles aiment prendre soin des autres ou les aider à identifier leurs besoins et à résoudre leurs problèmes. Les personnes sociales aiment travailler et coopérer avec les autres. Le travail à contact interpersonnel les intéressent.
Objectif O
Les personnes objectives aiment travailler avec des outils, de l'équipement, des instruments et de la machinerie. Elles aiment réparer ou fabriquer des choses à partir de matériaux variés selon des spécifications et des techniques établies. La façon dont les choses fonctionnent et comment elles sont construites les intéressent.
Directif d
Les personnes à caractère directif aiment maîtriser et prendre les situations en main. Elles aiment être responsables de projets qui requièrent de la planification, des prises de décisions et la coordination du travail du personnel. Il leur est facile de donner des directives et des instructions. Ces personnes aiment organiser leurs propres activités. Elles se perçoivent comme étant indépendantes et autonomes.
Données, personnes et choses Aide
Données
- 0
- Synthétiser
- 1
- Coordonner
- 2
- Analyser
- 3
- Rassembler des données
- 4
- Calculer
- 5
- Copier
- 6
- Comparer
- 7
- N/A
- 8
- Ne s'applique pas
Personnes
- 0
- Orienter - Conseiller
- 1
- Négocier
- 2
- Agir comme consultant
- 3
- Superviser
- 4
- Divertir
- 5
- Persuader
- 6
- Parler - Signaler
- 7
- Servir - Aider
- 8
- Ne s'applique pas
Choses
- 0
- Ajuster - Monter
- 1
- Travailler avec précision
- 2
- Contrôler
- 3
- Conduire - Faire fonctionner
- 4
- Opérer - Manipuler
- 5
- Assurer le fonctionnement
- 6
- Alimenter - Retirer
- 7
- Manutentionner - Voir à
- 8
- Ne s'applique pas
Choses Opérer 4
Se servir de ses membres, d'outils ou d'appareils spéciaux pour travailler, déplacer, installer, guider ou placer des objets ou des matériaux. Exige une action combinée de coordination motrice et de dextérité manuelle et digitale. Laisse place au jugement quant à la précision obtenue et au choix de l'outil, du matériau ou de l'objet approprié.
Données Rassembler des données 3
Accumuler une information qui est en général enregistrée matériellement, mais qui peut être conservée mentalement; grouper, collationner ou classer des renseignements au sujet de données, de personnes ou de choses. La rédaction d'un rapport ou l'exécution d'une tâche précise résulte souvent d'une telle compilation.
Personnes Parler 6
Parler ou faire des signes pour transmettre ou échanger de l'information. Assigner des tâches ou donner des directives à des aides.
Activités physiques Aide
V - Vue
- 1
- Acuité visuelle de près
- 2
- Vision rapprochée
- 3
- Vision de près et de loin
- 4
- Champ visuel global
H - Ouïe
- 1
- Limitée
- 2
- Communication verbale
- 3
- Autre identification des sons
L - Coordination des membres
- 0
- Ne s'applique pas
- 1
- Coordination des membres supérieurs
- 2
- Coordination de plusieurs membres
C - Distinction des couleurs
- 0
- Ne s'applique pas
- 1
- S'applique
B - Position corporelle
- 1
- Assis
- 2
- Debout ou en marche
- 3
- Assis, debout, en marche
- 4
- Autres positions du corps
S - Force
- 1
- Limitée
- 2
- Légère
- 3
- Moyenne
- 4
- Forte
Vue Vue V-2
Ce descripteur correspond à l’usage fait de la vue au travail. Les niveaux sont organisés en fonction du champ visuel utilisé dans l’exécution d’un travail.
2 - Vision rapprochée
Les fonctions sont exécutées à proximité du travailleur. Le champ de vision est plus étendu que dans le champ d’acuité visuelle de près (1).
Exemples:
- lire et interpréter des dessins et des devis
- utiliser un clavier électronique et lire un écran électronique
- réparer un moteur d’automobile
- ajuster et utiliser divers outils mécaniques
Distinction des couleurs Distinction des couleurs C-0
Ce descripteur correspond à l’usage de la distinction des couleurs pour reconnaître, distinguer et assortir des couleurs et les différentes nuances d’une même teinte.
0 - Ne s’applique pas
La distinction des couleurs n’est pas nécessaire à l’exécution du travail.
Exemples:
- nettoyer des fenêtres
- donner de l’information au téléphone
- interviewer, embaucher ou superviser la formation du personnel
- traduire des documents
Ouïe Ouïe H-2
Ce descripteur correspond à l’usage de l’ouïe dans l’exécution du travail. Les niveaux sont organisés en fonction du type de discrimination auditive nécessaire à l’exécution du travail.
2 - Communication verbale
Les activités professionnelles exigent une communication verbale avec des collègues, clients et le public, de façon régulière.
Exemples:
- se servir d’un système de répertoire téléphonique pour assister les clients
- résoudre des problèmes au travail et suggérer des mesures pour améliorer la productivité
- conseiller les familles des défunts pour organiser le service funéraire
- analyser un organisation et prodiguer des conseils sur les méthodes de gestion
Position corporelle Position corporelle B-1
Ce descripteur correspond à l’usage de la distinction des couleurs pour reconnaître, distinguer et assortir des couleurs et les différentes nuances d’une même teinte.
1 - Assis
Les tâches professionnelles sont accomplies principalement dans la position assise. Certaines tâches peuvent être exécutées en position debout ou en marche (2), toutefois ces postures sont d’importance secondaire.
Exemples:
- lire et réviser des textes destinés à être publiés ou diffusés
- préparer des rapports financiers
- transmettre des instructions de décollage et d’atterrissage aux pilotes
- interviewer des clients
Coordination des membres Coordination des membres L-1
Ce dernier renvoie à l’usage des membres dans l’exécution du travail.
1 - Coordination des membres supérieurs
Les activités exigent la coordination des membres supérieurs.
Exemples:
- taper au clavier
- faire des services d’entretien tels que la vidange d’huile, la lubrification et la mise au point
- se servir d’une caméra vidéo
- enseigner en langue des signes
Force Force S-1
Ce descripteur correspond à la force nécessaire pour la manutention des charges, comme tirer, pousser, soulever ou déménager des objets, pendant l’exécution du travail.
1 - Limitée
Les activités exigent de soulever jusqu’à 5 kg.
Exemples:
- examiner et analyser des données financières
- vendre de l’assurance
- mener des études de faisabilité économique et technique
- administrer et corriger des examens écrits
Conditions d'ambiance Aide
Lieux de travail
- L1
- Température ambiante contrôlée
- L2
- Température ambiante non contrôlée
- L3
- Conditions climatiques
- L4
- Véhicule ou habitacle
Risques
- H1
- Substances chimiques dangereuses
- H2
- Agents biologiques
- H3
- Équipement, machinerie, outils
- H4
- Électricité
- H5
- Radiation
- H6
- Particules en suspension, chute d'objets
- H7
- Incendie, vapeur, surfaces chaudes
- H8
- Lieux de travail dangereux
Inconfort
- D1
- Bruit
- D2
- Vibration
- D3
- Odeurs
- D4
- Poussière non toxique
- D5
- Humidité
Lieux de travail Température ambiante contrôlée L1
Ce descripteur indique si les activités professionnelles sont exercées à l’intérieur dans un environnement contrôlé, à l’intérieur dans un environnement non contrôlé, à l’extérieur ou dans un véhicule. Dans bien des professions, les fonctions principales peuvent être exercées à plus d’un endroit. Le cas échéant, plus d’un code de Lieux de travail est attribué au groupe, par exemple :
- combattre les incendies et les prévenir
- faire l’entretien de l’intérieur et de l’extérieur des édifices
- gérer une exploitation agricole et tenir à jour les dossiers des opérations
L1 - Température ambiante contrôlée
Ce descripteur correspond à un lieu de travail dans lequel la température est normale et contrôlée, par exemple un bureau, un hôpital ou une école.
Conditions d’accès à la profession Aide
Études/formation Aide
- 1
- Aucune étude ou formation officielle exigée
- 2
- Quelques années d'études secondaires, une formation en cours d'emploi ou de l'expérience
- 3
- Diplôme d'études secondaires
- 4
- Un cours pratique, une formation, des ateliers ou de l'expérience reliés à la profession
- 5
- Apprentissage, formation spécialisée, formation professionnelle
- 6
- Diplôme d'études collégiales ou techniques (certificat, diplôme)
- 7
- Diplôme de premier cycle
- 8
- Diplôme d'études supérieures ou diplôme d'études professionnelles
- +
- Condition additionnelle aux études et à la formation
- R
- Conditions d'accès réglementées existent pour ce groupe
- Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
- Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau
ou
de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.
Milieux de travail/employeurs Aide
- Établissements des secteurs privé et public
Exclusions Aide
- Gestionnaires de bureau (dans 1221 Agents/agentes d'administration)
- Adjoints/adjointes de direction (1222)
- Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (1242)
- Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (1243)
- Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (1251)
Résumé de la répartition
- Grande catégorie professionnelle
- 1 – Affaires, finance et administration
- Niveau de compétence
- B – Une formation collégiale ou un programme d'apprentissage caractérise habituellement les professions
- Groupe intermédiaire
- 12 – Personnel de supervision du travail administratif et financier et personnel administratif
- Sous-groupe
- 124 – Adjoints administratifs/adjointes administratives de bureau - général, juridique et médical
- Groupe de base
- 1241 – Adjoints administratifs/adjointes administratives
- Version
- CNP 2016 version 1.3